ج. چرخه حیات سیستم
هرزیرسیستمی در سیستمهای های اطلاعاتی رایانهمحور مانند یک ارگانیسم زنده میباشد:آن متولد می شود، رشدمی کند، تا به بلوغ میرسد، عمل میکند و نهایت می میرد. این فرایند تحول چرخه حیات سیستم[۲] (SLC) نامیده میشود وشامل مراحل ذیل میباشد: برنامه ریزی، تحلیل، طراحی، اجرا، به کاربردن. دوره حیات یک سیستم مستلزم گذر از مراحل استانداردی است که هریک به فعالیتهای مدیریتی نیازدارد. سیستم ممکن است به دلایل فنی یا سایر اشتباهات یاعدم مطابقت با تغییر محیط کمترمفید وموثر واقع شود. همچنین احتمال دارد زمانی که برای یک سیستم جدید برنامه ریزی می شود، نقایص زیادترگردد. مرحله نهایی دوره حیات یک سیستم، جایگزینی آن است. طول حیات هریک ازاین مراحل درسیستم ها متفاوت است (رولی، ۱۳۸۰، ص۱۹۸). البته قابل ذکر است چون که امروزه اکثرسیستم ها به صورت رایانهای طرح ریزی میشوند ورشد رایانه وفناوری ها واطلاعات وارتباطات زیاداست دوره حیات سیستمهای رایانهای نسبتاً کوتاه میباشد. اصل اساسی تجزیه وتحلیل یک سیستم وطراحی، عبارت است ازتشخیص نیازیک سیستم به تجدید نظرویا جانشینی آن واصل دوم سلسله مراتب واولویت وآمادگی جانشین سازی سیستم قبلی است (مومنی، ۱۳۷۱، ص۳۱۳). امروز برای نشان دادن چرخه حیات یک سیستم ازمنحنی ها استفاده میکنند وبه آن منحنی عمومی حیات یک سیستم میگویند که این مدل دارای چهارجزء و مرحله متفاوت است که درکارآیی هرسیستمی تأثیر بسزایی دارد (مومنی، ۱۳۷۱، ص ۳۱۴):
-
- بسط وگسترش[۶]
-
- رشد[۷]
-
- اشباع[۸]
- استهلاک[۹]
د. اطلاعات
برای فهم واقعی معنی اطلاعات وعدم اختلاط آن با داده ها ماابتدا تعریفی ازاین دو را ارائه می نماییم:داده ها شامل واقعیتها و اشکالی هستند که برای کاربر، بیمعنی میباشند. وقتی که این داده ها پردازش شدند تبدیل به اطلاعات میشوند. پس اطلاعات، داده های پردازش شده یا داده هایی با معنی میباشند. تبدیل داده ها به اطلاعات توسط یک پردازنده اطلاعات انجام می شود. پردازنده اطلاعات یکی از عناصر کلیدی سیستم ادراکی است. پردازنده اطلاعات میتواند شامل عناصر رایانهای، عناصر غیررایانهای یا ترکیبی ازآن دوباشد (Mcleod, 1998, p.15,16). اطلاعات درسیستم های سازمانی مختلط انسان و ماشین ازمنابع زیرتغذیه می شود:
-
- دستیابی اطلاعات محیط عملکرد مدیریت
-
- روش های ذخیره اطلاعات جهت عملکرد سیستمهای های عامل
- روش های انتقال اطلاعات ونحوه ایجاد ارتباط وذخیرهسازی وبازیابی.
امروزه اطلاعات برگبرنده شرکتهای بزرگ تجاری میباشد. ازآنجا که گردآوری اطلاعات به روش دستی ومعمولی برای شرکتهای چتد ملیتی بزرگ غیرممکن میباشد پس از آن ها به سیستم های اطلاعاتی برای پرکردن این خلاء روی آورده اند. اطلاعات لازمه تصمیم گیری است و امروزه پدیده ای چون انفجار اطلاعات ،آلودگی اطلاعات وآنارشی اطلاعات مطرح است که لازمه استفاده مفیداز اطلاعات در این آشفته بازار وجود سیستم های اطلاعاتی یکپارچه و منسجم برای تنظیم و منظم کردن اطلاعات برای استفاده کاوشگران اطلاعات میباشد. مدیران، همچنین به یکی از دوسبک متفاوت استفاده از اطلاعات به عنوان راه هایی برای استفاده از اطلاعات برای حل مشکل استفاده میکنند. سبک سیستماتیک[۱۰]: مدیرتوجه خاصی برای پیگیری روش از پیش توصیه شده حل مشکل ،مانند روش سیستمها دارد. سبک حسی[۱۱] مدیر به هیچ روش قطعی توجهی نداشته اما روشی رابرای وضعیت خاص، تغییر میدهد (Mcleod, 1998, p.179). ازآنجا که نیاز مادر اختراع است ابتداباید نیازهای اطلاعاتی سازمان یا مؤسسه رایافته سپس به فراهم آوری وجمع آوری اطلاعات بپردازیم. مدیرآشنابه اطلاعات میداند که اطلاعات باید قبل از استفاده تأیید شود، یعنی درستی ودقت آن کنترل شود. اطلاعات به صرف اینکه به وسیله رایانه چاپ شده است درست نیست. آشنایی یک مدیر به اطلاعات ودانستن ارزش اطلاعات درحل مسأله باعث تشویق مدیران در تقسیم اطلاعات با دیگران می شود زمانی که مدیری دارای اطلاعات با ارزش برای دیگران میباشد این اطلاعات باید منتقل شود. آشنایی با اطلاعات درنهایت منجر به استفاده ازاطلاعات درحل مسائل است. دانش اطلاعات ماورای دانش رایانهای واستفاده ازاطلاعات ایجاد شده ازطریق رایانه است (مک لوید، ۱۳۷۸، ص ۳۴).
افزونگی به طور اجمال عبارت است از اطلاعات اضافی که درمورد داده ها وجود دارد، لیکن افزونگی درفرایند ارتباطات مانعی در مقابل بروز خطاست. یک نکته مهم درطراحی سیستم های اطلاعات مدیریت یا بهره وری اطلاعات قطعی یا احتمالی درتصمیم گیری است. ارزیابی عنصراطلاعات، کارمشکلی است اما طراحی سیستم ها بهترین وسیله در ارزیابی واقعی عنصراطلاعات دریک مجموعه است.
ه. سیستمهای اطلاعاتی
همان طور که ذکر شد به علت گستردگی وپیچیدگی موجوددرسیستمها، مدیران اطلاعات ومتخصصان اطلاعاتی از سیستمهای اطلاعاتی یعنی سیستمهایی که به کمک ابزارهای رایانهای وفن آوری اطلاعات به گردآوری اطلاعات و پردازش سیستم های می پردازند روآورده اند. البته سیستم های اطلاعاتی به آن نقطه نرسیده اند که بتوانند فکرکنند، برنامه ریزی کنند وبه چگونگی تغییرات واکنش دهند. هنوز چندین اتاق برای افراد که این سیستم هارا اداره میکنند وجود دارد. وباید توجه داشت که فقط یک اقلیت کوچکی ازاین افراد عملاً سیستم های رایانهای یا سیستم های فناوری اطلاعات را طراحی میکنند. تعداد زیادی از این افراد کاربر نهایی هستند مانند مدیران، کارکنان اداری ودیگران که از رایانه در زمینههای شغلی خود استفاده میکنند (Curtin et al, 1998,p. 23). انبوه اطلاعاتی که درپایگاههای داده شرکتها ذخیره می شود اکثراً آنقدرزیادهستند که برای مدیران، بی معنی (و غیرقابل استفاده) میشوند. این آنارشی وهرج ومرج در حجم انبوه اطلاعات نیازبه یک سیستم اطلاعاتی برای رده بندی وتقسیم بندی آن برای استفاده هرچه بیشتر ازآن میباشد.
آخرین نظرات